5S werkplekorganisatie

Voor 2021 hebben we met elkaar weer een aantal doelstellingen bepaald. Eén van de doelstellingen is om de werkplaats en alle werkplekken Lean 5S te organiseren. Dat klinkt mooi, 5S, maar wat houdt dat eigenlijk in?

5S methode van Lean Six Sigma

Het 5S model is een veelgebruikte methode binnen Lean Six Sigma. Het is een methode die helpt om werkplaatsen efficiënter in te richten, schoon te maken en overzichtelijker in te delen. En als dit gebeurd is, ook zo te hóuden. In de werkplaats is een start gemaakt met 5S, al eerst in de lasserij. Om 5S succesvol toe te passen is het van belang dat de gedachtegang binnen heel Hoekman-RVS wordt begrepen en gedragen. Uiteindelijk gaat het erom dat álle werkplekken georganiseerd zijn. Of je nou op kantoor werkt, of met machines; 5S helpt om het beste uit jezelf en je werkdag te halen.

De 5 S’en staan voor een aantal handige stappen :

• Scheiden (Seiri)
• Schikken (Seiton)
• Schoonmaken (Seiso)
• Standaardiseren (Seiketsu)
• Standhouden (Shitsuke)

Scheiden

Maak onderscheid tussen spullen, gereedschappen, documenten enzovoort die nodig of overbodig zijn. Organiseer met het team op de afdeling een clean-out. Alles wat niet meer gebruikt wordt, gaat weg. Is er twijfel, dan gaat het eerst naar een veilingplek, daar heeft een maximale verblijftijd. Is het gereedschap of item na deze tijd nog niet gebruikt, dan heeft kennelijk niemand het echt nodig en kan het alsnog weg.

Schikken

Zorg dat alles een geschikte plaats en een vaste hoeveelheid heeft. Hoe hoger de gebruiksfrequentie van materialen, hoe dichter deze bij de werkplek worden bewaard. Iedereen die iets nodig heeft om zijn werk te kunnen doen, moet dit snel en gemakkelijk kunnen vinden. Dit geldt voor gereedschap, maar ook voor documenten op de computer. (Voorraad)kasten bevatten alleen de benodigde spullen en alles is gelabeld. De routing van producten en medewerkers zijn gevisualiseerd met lijnen op de vloer.

Schoonmaken

Schoonmaken gebeurt volgens vaste regels en methoden en op vaste tijden. Naast het zorgdragen voor een opgeruimde en schone werkomgeving draagt dit ook bij om tijdig onveilige situaties, vervuilingsbronnen of achterstallig onderhoud te signaleren. In die zin is schoonmaken ook een vorm van inspectie. Afwijkende situaties worden gesignaleerd en gemeld.

Standaardiseren

Door met elkaar afspraken te maken over de werkwijze, kan iedereen zich aanpassen aan de voorgeschreven uniforme werkwijze (daarom heeft 5S ook heel veel raakvlak met het TWI Principe!). Dit is standaardiseren. Door alle activiteiten op dezelfde manier uit te voeren, krijgen we het proces onder controle. Het voorkomt ongevallen, fouten en storingen. Door standaardisatie en de borging ervan, houden we de verbeteringen in stand. 

Standhouden

Om effectief met het 5S model te werken, is het belangrijk dat het bij ons allemaal in het systeem komt en dat we dit vasthouden. Controlelijsten op orde en netheid kunnen hierbij helpen. Maar ook door verbetervoorstellen met elkaar te bespreken en deze een onderdeel van de werkdag en teamoverleggen te maken, blijven we met elkaar streven naar verbetering. Om 5S succesvol te laten zijn vraagt het om discipline, maar we moeten het  vooral ook simpel houden met elkaar. 

Verbeterde processen met 5S

Dit betekent dus niet te veel denken en vooral doen. Geen wekenlange brainstormsessies, overlegvoering, plannen maken, maar gewoon met de handen aan de slag gaan met z'n allen binnen de organisatie. Na het toepassen merk je echt hoe prettig het is om een georganiseerde werkplek te hebben. Het maakt je werk makkelijker en overzichtelijker en voorkomt onnodige frustratie. Wanneer je alle punten doorloopt wordt bovendien verspilling voorkomen en zal de productiviteit van de gehele organisatie toenemen. Dat is uiteindelijk het doel!

En als dat allemaal gebeurd is? Zijn we dan klaar?

De vraag wanneer je klaar bent met 5S is eenvoudig te beantwoorden; als je een verliesvrije werkplaats hebt. Dat betekent dat er geen ongevallen zijn, geen tijd verloren gaat met het zoeken naar materialen, gereedschappen en documenten, geen wachttijd meer is en er geen fouten meer worden gemaakt. In theorie zou dan de score op de 5S-audit 100% moeten zijn. Situaties waarin dit niveau bereikt is, zijn niet bekend. Dit is een utopie. Het gaat ook om de weg er naar toe, het blijven streven naar het ideaal. We verbeteren elke dag, continu en stap voor stap. Maar de eindstreep, die behalen we nooit!